Hướng dẫn cách viết email khi gửi hồ sơ xin việc

Hiện nay, việc gửi CV qua email sẽ là một lợi thế giúp nhà tuyển dụng nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn nhanh chóng. Vậy cách viết email gửi CV như thế nào cho chuẩn, ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng? Hãy cùng Ocean Edu khám phá chi tiết ngay dưới đây nhé.

1. Địa chỉ và tên hiển thị email

Có thể bạn có rất nhiều địa chỉ email, với nhiều tên gọi, nickname khác nhau hay chỉ đơn giản là vài ký tự bạn yêu thích. Tuy nhiên khi gửi CV qua email đến nhà tuyển dụng với mục đích xin việc, bạn nên lựa chọn những địa chỉ email có tính nghiêm túc và lịch sự. Có thể địa chỉ và tên hiển thị email chỉ là họ tên và năm sinh của bạn nhưng nó vẫn thể hiện đầy đủ sự tôn trọng đến người nhận đấy nhé!

Ngoài ra, thông qua địa chỉ email, nhà tuyển dụng có thể đánh giá bạn là một con người chuyên nghiệp trong công việc. Vậy nên, hãy chắc rằng bạn đã chọn một địa chỉ email nghiêm túc, đơn giản và chỉ hướng đến mục đích sử dụng cho công việc.

2. Đặt tên email, tiêu đề rõ ràng ngắn gọn

Cách đặt tên email chuẩn là cần ngắn gọn và đúng trọng tâm. Tiêu đề email là phần vô cùng quan trọng, để email của bạn không bị bỏ qua hoặc bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. Thông thường, tiêu đề email sẽ có form: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Công ty” hoặc “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển  – Ngày tháng ứng tuyển”.

3. Mở đầu email xin việc

Trước khi vào nội dung của email xin việc thì bạn cần có phần mở đầu. Phần này,  bạn nên chào hỏi với câu “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và lịch sự đối với nhà tuyển dụng. 

Lưu ý quan trọng nữa là khi viết email gửi CV đó là bạn cần để ý đến người/bộ phận trực tiếp chịu trách nhiệm tuyển dụng. Nếu biết rõ tên của họ thì tốt nhất nên ghi vào. Nếu nhà tuyển dụng là một ban gồm 2 người trở lên thì không nên ghi tên riêng và chỉ ghi chung là Quý anh/chị, Quý công ty, Ban tuyển dụng, Bộ phận nhân sự, Trưởng phòng nhân sự…

4. Viết nội dung đầy đủ trong email khi gửi CV

Phần nội dung chính của email xin việc sẽ bao gồm các nội dung sau:

• Giới thiệu tóm tắt về bản thân

• Mục đích gửi email này, và ứng tuyển vào vị trí nào?

• Nêu ngắn gọn về kinh nghiệm, năng lực để chứng tỏ bạn là ứng cử viên sáng giá cho vị trí đó.

5. Phần kết email xin việc

Đến cuối thư, bạn cần gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng, Quý công ty vì đã tạo cơ hội cho bạn ứng tuyển. Nội dung có thể là một trong những câu như: Tôi xin chân thành cảm ơn, trân trọng, kính chúc anh/chị sức khỏe và chúc quý công ty ngày càng thành công và phát triển.

6. Đính kèm CV

Đây là yếu tố quan trọng để nhà tuyển dụng nắm các thông tin về kỹ năng, trình độ học vấn, kinh nghiệm từng trải… của bạn rõ nhất. Bạn cần nhớ rõ và không nên bỏ sót nhé!

Có 2 cách đính kèm email: tải tệp CV lên hoặc gắn link CV trong email.

Với cách tải CV lên email thì CV sẽ hiển thị riêng ở phần bên dưới. Nếu nội dung bạn viết trong email không đủ hấp dẫn và tạo được ấn tượng để nhà tuyển dụng tò mò tìm hiểu thêm về bạn thì CV sẽ dễ dàng bị bỏ qua.

Nếu bạn chọn gắn link CV ngay trong nội dung email thì có thể chọn vị trí phù hợp để người đọc dễ dàng nhấn vào ngay khi cần thiết. Nên làm nổi bật như tô đậm chữ hoặc tô màu cho link để tạo sự chú ý, dễ nhận biết. Và lưu ý nếu gắn link thì bạn cấp quyền truy cập đảm bảo nhà tuyển dụng nhìn thấy ngay khi nhấn vào nhé.

7. Chữ ký email

Đừng quên việc để lại chữ ký để cung cấp thông tin liên hệ cho nhà tuyển dụng. Muốn email xin việc trở lên hoàn hảo hơn thì nên tạo chữ ký điện tử cho chuyên nghiệp.

Thông tin cần có trong chữ ký email bao gồm:

• Họ tên đầy đủ

• Chức vụ/ngành học/chuyên môn

• Số điện thoại/địa chỉ. 

   

  Với hướng dẫn trên, hy vọng bạn sẽ viết được một email xin việc ấn tượng và chuyên nghiệp, giúp bạn tiến gần hơn đến công việc như ý. Chúc bạn thành công!